Henkilökunnan postilaatikot Office365-pilvipalveluun kesällä/syksyllä 2016

Henkilökunnan postit ovat tähän saakka sijainneet JAMKin omassa Exchange-postijärjestelmässä. Syksyllä 2016 ne siirretään Microsoftin Office365-pilvipalveluun.

Office365 (tai ”O365”) on useimmille tuttu jo entuudestaan, mutta ei välttämättä postijärjestelmänä. Opiskelijat vastaavasti ovat käyttäneet Office365:ttä myös postijärjestelmänä jo pitkän aikaa ja kokonaisuuden kannalta on hyvä että opettajilla ja muulla henkilökunnalla on samanlainen näkymä O365:n palveluihin. O365:ssä on myös muutamia sellaisia ominaisuuksia, jotka eivät ole olleet käytettävissä ilman siellä sijaitsevaa postilaatikkoa, joten tämä puute korjaantuu samalla. Siirtymän myötä henkilökunta saa kaikki O365:n peruspalvelut käyttöönsä.

Office365-postilaatikkoa käytetään jatkossakin tuttuun tapaan Outlookilla tai sen selainversiolla. Kirjautuminen tapahtuu samalla tunnuksella/salasanalla kuin normaalisti, sillä Office365 on taustalla yhdistetty JAMKin muihin tietojärjestelmiin.

Milloin postilaatikoiden siirrot alkavat?
Näillä näkymin migraatio ajoittuu elo-syyskuulle.

Siirto voidaan tehdä myös yksitellen ja vaikka heti, eli jos haluat päästä käyttämään O365-postilaatikkoa ja muita sen mahdollistamia uusia ominaisuuksia jo nyt, se onnistuu kun ilmoitat asiasta Helpdeskin kautta. Huom! Jos haluat postilaatikkosi siirtyvän jo nyt, varmista ensin ettei sinulla ole tarvetta lähettää viestejä jaettujen postilaatikoiden nimissä, sillä se ei onnistu ennen kuin myös jaetut postilaatikot on siirretty (elo-syyskuussa). Jaettujen postilaatikoiden viestien lukeminen onnistuu normaalisti jo nyt, eli rajoitus koskee vain viestien lähettämistä niiden nimissä.

Mitä minun tarvitsee tehdä?
Ei välttämättä mitään. Migraation aluksi järjestelmä lähettää sähköpostiviestin, jossa kerrotaan sinun postilaatikkosi siirron alkaneen. Postilaatikon koosta riippuen siirrossa kestää 1-2 tuntia. Voit käyttää postilaatikkoasi normaalisti koko siirron ajan. Kun siirto on valmis, saat toisen sähköpostiviestin, jota et välttämättä kuitenkaan ehdi huomaamaan, sillä samaan aikaan sähköpostisovelluksesi todennäköisesti kyselee sähköpostiosoitetta ja salasanaa.

Anna email-osoitteesi ja salasana sovelluksen sitä pyytäessä (ja laita raksi ruutuun ”muista tunnus/salasana”, jotta sitä ei kysellä jatkuvasti) ja käynnistä tarvittaessa Outlook uudestaan. Myös Skype tulee käynnistää uudestaan, sillä Skype-tunnus siirretään O365:een samassa yhteydessä. Mikäli kaikki meni putkeen, ei muuta tarvitse tehdä.

Mobiililaitteiden osalta saattaa olla tarpeen poistaa ja lisätä sähköpostitili uudestaan, mutta se riippuu päätelaitteesta, sekä siitä millä tavalla tili on sinne alunperin luotu. Jos tili on lisätty käyttäen yhteyspisteenä omaa sähköpostiosoitetta, ei tarvitse tehdä mitään. Yksikön IT-tuki auttaa tarvittaessa.

Mitä tapahtuu sähköpostiarkistolle?
Sähköpostiarkisto on konekohtainen, eikä sen käyttöä ole JAMKissa erityisesti suositeltu. Mikäli kuitenkin olet arkistoinut aiemmin viestejä koneellesi omaan arkistokansioon, on mahdollista että arkisto pitää liittää siirron jälkeen uudestaan O365-postilaatikkoon. Jatkossa arkiston viestit kannattaa siirtää suoraan online-postilaatikkoon ja säilyttää siellä, sillä Office365-postilaatikon 50GB tilan ei pitäisi loppua ihan heti.

Mikä järki tässä on/miksi siirretään?

  • Postilaatikoiden kokorajoitus kasvaa (2GB –> 50GB)
  • Office365:n kaikki ominaisuudet integroituvat automaattisesti myös postijärjestelmään
  • Eri päätelaitteille saatavilla olevat Outlook-sovellukset alkavat toimimaan (mm. Outlook for Android, Outlook Groups jne)
  • Perinteisten jakelulistojen rinnalle saadaan monipuolisemmat O365:n ryhmät/Groupsit (ohje/tiivistelmä)
  • Opiskelijat ovat käyttäneet Office365:ttä jo pitkän aikaa ja on kokonaisuuden kannalta hyvä, että myös henkilökunnalla on samanlainen näkymä kaikkiin O365:n palveluihin.
  • Jaetut postilaatikot ja muut resurssit toimivat jatkossa kaikkien käyttäjien välillä
  • Office365:n avulla saadaan kustannushyötyjä (palvelinkapasiteetti ja yksinkertaisempi hallinta) ja sen perustoiminnallisuus kuuluu meidän Microsoft-sopimukseen joka tapauksessa

Ei niin hyvää, ettei jotain pahaakin (eli pari miinustakin siirtymästä aiheutuu)

  • Microsoft takaa, ettei laiterikko tuhoa mitään, mutta jatkossa postilaatikoista ei ole omia varmuuskopioita, eli vanhoja vahingossa poistettuja viestejä ei ole mahdollista palauttaa mitenkään.
  • Office365 on koko ajan kehittyvä palvelu ja vaikka kehitys onkin pääosin aina hyvä asia, niin meillä ei ole mahdollisuuksia vaikuttaa kaikkiin sen toiminnallisuuksiin ja muutoksiin jatkossa.
  • Joitakin tuttuja toimintamalleja saatetaan joutua muuttamaan O365:n rajoitusten vuoksi.