Kyseleekö Outlook smart cardia tai valittaa ettei kansioita voi avata? Korjaa tilanne näin…

Joskus satunnaisesti esim. palvelinyhteyden katketessa Outlook saattaa onnistua korruptoimaan käyttäjän ns. profiilitiedoston siinä määrin, että se ilmoittelee haluavansa smart card –tunnistautumista, tai sitten se valittelee ettei ”kansiojoukkoa voi avata”. Samassa yhteydessä myöskään Outlookin mailtips-toiminnallisuus ei yleensä ole käytettävissä ja ongelma voi vaikuttaa myös kalenterin free/busy-tietojen näyttämiseen jne.

Ongelmasta pääsee helpoiten eroon poistamalla Outlookin profiili ja luomalla se uudestaan. Profiilitiedostossa ei ole normaalia ”online-tilaa” käytettäessä talletettuna oikeastaan muuta kuin allekirjoitukset ja joitakin näkymä-asetuksia jne, jotka saadaan siirtymään näillä ohjeilla sellaisenaan uuteen profiiliin. Synkronointitilaa käytettäessä profiilitiedostossa on talletettuna myös kaikki paikalliset kopiot sähköposteista. Synkronointitilaa käytetään yleensä vain  kannettavissa tietokoneissa.

Outlookin email-profiili on helppo poistaa ja luoda uudestaan, mutta se vaatii kuitenkin sen verran kliksuttelua, että useimmiten on helpointa pyytää IT-tukea tekemään toimenpiteet. Tässä kuitenkin ohjeet, jos haluat kokeilla itse:

  1. Jos Outlook on auki, sulje se, jotta nykyinen email-profiili ei olisi käytössä
  2. Etsi Windowsin ohjauspaneelista sovellus nimeltään ”Mail” tai ”Posti”, jolla voi muokata sähköpostiasetuksia ja profiileita (sovelluksen nimi riippuu asennusvaiheen kielisyydestä)
  3. Valitse sovelluksesta ”Sähköpostitilit”, jolloin aukeaa sama ikkuna kuin Outlookin kautta profiileita määriteltäessä
  4. Oletusprofiilia ei voi poistaa määrittelemättä väliaikaista ”datatiedostoa”, joten vaihda välilehdelle ”Datatiedostot” ja luo tarjotulla oletusnimellä ja sijainnilla uusi datatiedosto painamalla ”Lisää”
  5. Vaihda ”Sähköposti”-välilehdelle ja poista oletusprofiili (yleensä nimeltään ”exchange” tai ”etunimi.sukunimi@jamk.fi”). Huom! Voi olla että jos profiilissa on ollut määriteltynä itse luotuja yhteyksiä muihin postilaatikoihin, ne saattaa joutua määrittelemään uudessa profiilissa uudestaan, eli kannattaa tarkistaa tämä profiilin lisäasetuksista ennen kuin poistaa vanhan profiilin.
  6. Luo uusi profiili painamalla ”Uusi” ja paina seuraava. Jos järjestelmä kysyy sähköpostiosoitetta/salasanaa, anna ne ja laita raksi ruutuun ”muista salasana jatkossa”. Tunnukseksi annetaan tosiaan sähköpostiosoite.
  7. Määrittele lisäasetuksissa, ettei haluta käyttää synkronointitilaa (paitsi jos kyse on paljon liikkuvasta läppärikäyttäjästä, jolloin se saattaa olla tarpeellinen ominaisuus. Synkronointitila siis tarkoittaa, että suurin osa postilaatikosta kopioidaan käytettyyn koneeseen ja muutoksia synronoidaan palvelimen kanssa taustalla aina kun yhteys on käytettävissä, jolloin posteja voi lukea ja luoda myös ilman verkkoyhteyttä).
  8. Viimeistele profiilin luonti hyväksymällä asetukset ja säätämällä tarvittaessa myös muut ominaisuudet kuntoon
  9. Tarkista että luotu profiili on oletuksena ja käynnistä sen jälkeen Outlook
  10. Ensimmäisen käynnistyksen yhteydessä Outlook siirtää väliaikaisesta datatiedostosta asetukset ja muun sisällön oletusprofiiliin, jonka jälkeen väliaikaisen datatiedoston voi poistaa samaa kautta mistä se luotiinkin. Poisto ei onnistu ennen kuin kopiointi on valmis.
  11. Tarkista lopuksi Outlookin normaali toiminta ja jos ongelmia ilmenee edelleen, ota yhteyttä IT-tukeen