Lisätietoa sähköpostijärjestelmän muutoksesta

Kuten jo alkuvuodesta tiedotettiin, JAMKissa käytetty sähköpostijärjestelmä tulee vaihtumaan Groupwisesta Microsoft Exchangeen (ja opiskelijoiden postilaatikot Office365-pilvipalveluun). Alustava aikataulu vaihdokselle on kesäkuun alussa, näillä näkymin 1.6.2012. Tässä artikkelissa on listattu käyttäjiltä vaadittavia toimenpiteitä ja muuta huomioitavaa sujuvan siirtymäprosessin kannalta.

Tietohallinto tulee tarjoamaan kevään aikana käyttäjille perehdytyskoulutusta uuteen järjestelmään siirryttäessä, aikataulusta tiedotetaan myöhemmin.

Henkilökunta:
Henkilökunnan osalta vaihdos toteutetaan niin, että käyttäjien kaikki uudet postit ohjataan ilmoitettuna päivänä Exchange-järjestelmään ja siitä lähtien kaikki käyttävät postijärjestelmänä vain sitä työasemiin asennettavalla Outlook-sovelluksella ja/tai sen web-käyttöliittymällä OWAlla (Outlook Web Application).

Varsinainen postien siirto tapahtuu vaiheittain saman viikon aikana, eli ensimmäistä kertaa käyttäjien kirjautuessa uuteen postilaatikkoon, se saattaa olla tyhjä ja vanhan laatikon sisältö ilmaantuu sinne automaattisesti muutaman päivän sisällä.

Opiskelijat:
Opiskelijoiden osalta käytännöt ovat vielä paikoin epäselviä, koska Microsoftin Office365-palvelua ei ole vielä aktivoitu meille MS:n toimesta. Tarkempaa tietoa on luvassa heti kun palvelu on aktivoitu ja tarvittava testaus suoritettu. Todennäköisesti opiskelijoiden postilaatikoiden siirto pilveen toteutetaan kutakuinkin samaan tapaan ja samaan aikaan kuin henkilökunnan kohdalla.

Kaikilta käyttäjiltä ennen kesäkuuta 2012 vaadittavat toimenpiteet:

  • Postilaatikon siivoaminen tarpeettomista vanhoista viesteistä, turhista kalenterimerkinnöistä ja ylimääräisistä yhteystiedoista jne.
    • Siivoaminen saattaa viedä aikaa muutaman tunnin, mutta kannattaa jaksottaa työ pidemmälle aikavälille, jos aikataulu ei muuten anna periksi.
    • Postilaatikon kokorajan ollessa äärirajoilla, on ylimääräisten viestien siivoaminen erityisen tärkeää, jotta mahdollisesti itse käyttöön ottamassasi arkistossa olevat tärkeät viestit saa mahtumaan aktiiviseen postilaatikkoon.
    • Postilaatikossa olevat suuret liitetiedostot kannattaa tallentaa vaikkapa kotihakemistoon, koska Exhangeen siirrettävän liitetiedoston maksimikoko on 10MB. Postilaatikkoa ei muutenkaan tulisi käyttää tiedostojen tallennuspaikkana.
    • Siivouksessa kannattaa käyttää apuna Groupwise clientissa olevaa ”postilaatikon koko” -työkalua, jolla voi lajitella viestit mm. niiden koon ja iän mukaan.
    • HUOM! Mitään tarpeellista ei tarvitse poistaa, eli siivoaminen on tarkoitettu helpottamaan/nopeuttamaan vaihto-operaatiota ja minimoimaan ongelmatilanteita.
  • Groupwisen arkiston siivoaminen ja sisällön palauttaminen aktiiviseen postilaatikkoon (jos käytät ko. ominaisuutta)
    • Tietohallinnon toimesta kesäkuun alussa tehtävän postilaatikoiden siirron yhteydessä ei ole mahdollista ottaa kantaa käyttäjien henkilökohtaisiin arkistoihin, joten ne jäävät jokaisen omalle vastuulle.
    • Mikäli postilaatikkosi koko ei siivouksesta huolimatta riitä arkistossa olevien viestien palauttamiseen aktiiviseen postilaatikkoon, ota Helpdeskin kautta yhteyttä tietohallintoon, niin tutkitaan mitä asialle voisi tehdä.
    • Helpdeskin kautta saat tarvittaessa myös muuta apua arkiston käsittelyssä.
    • HUOM! Mikäli et ole koskaan käyttänyt Groupwisen arkistoa, ei toimenpiteitä vaadita sen suhteen.
  • Jaettujen kansioiden siivoaminen
    • Alkuvaiheessa uudessa järjestelmässä ei välttämättä ole käytettävissä jaettuja kansioita samaan tapaan kuin Groupwisessa, joten niiden varaan ei kannata laskea.
    • Tällä hetkellä Groupwisessa jaettuna olevat kansiot säilyvät siirron jälkeen Outlookissakin kansioiden jakajilla, mutta muut eivät näe niitä automaattisesti.
    • Tulevaisuudessa JAMKin Elmo-järjestelmä tulee korvaamaan sähköpostin jaetut kansiot lähes kokonaan.
    • HUOM! Mikäli et ole koskaan käyttänyt Groupwisen jaettuja kansioita, ei toimenpiteitä vaadita sen suhteen.

Muuta huomioitavaa:

  • Tietohallinto järjestää kevään aikana halukkaille henkilökunnan edustajille perehdytyskoulutusta uudesta sähköpostijärjestelmästä ja siirtymästä.
    • Outlook on käyttäjän kannalta kohtuullisen helppokäyttöinen sovellus, mutta toimintamalleissa on silti joitakin poikkeavuuksia totuttuihin tapoihin ja perehdytyksessä käydään niitä läpi tarkemmin.
    • Tarvittaessa järjestetään myös tilaisuuksia, joissa tarjotaan apua postilaatikon siivoamisessa jne.
    • Koulutusten aikataulusta ja sisällöstä tiedotetaan myöhemmin erikseen.
  • Outlook-sovellus asennetaan kaikkiin JAMKin työasemiin automaattisesti Tietohallinnon toimesta ja samassa yhteydessä (tai viimeistään vaihdoksen jälkeen) työasemista poistetaan vanha Groupwise client.
  • Kannettavien koneiden osalta on hyvä huomioida että Outlook toimii automaattisesti salausta käyttäen mistä verkosta tahansa.
  • Uusi järjestelmä sisältää palvelintason virus/roskapostisuodatuksen ja jatkossa selvät virukset ja roskapostit tullaan poistamaan automaattisesti jo palvelinpäässä. Tämä koskee myös opiskelijoita, vaikka opiskelijoiden osalta postijärjestelmä tuleekin sijaitsemaan pilvessä.
  • Vaihdoksen jälkeen käyttäjien kännyköiden, tablettien ja vastaavien mobiililaitteiden sähköpostisynkronisoinnissa käytetyt profiilit tulee poistaa ja luoda tilalle uusi (yhteystiedoksi riittää jatkossa oma sähköpostiosoite ja salasana).
  • Uudessa järjestelmässä viestien liitetiedostojen maksimikoko on aina 10MB.
  • JAMKin postijärjestelmän uusi web-käyttöliittymä OWA, eli Outlook Web Application on käytettävissä vaihdoksen jälkeen osoitteessa https://email.jamk.fi (vanha http://webaccess.jamk.fi lakkautetaan jossakin vaiheessa kokonaan).
  • Opiskelijoiden osalta tarkemmat ohjeet käytettävistä kirjautumissivuista ja tunnuksista ilmoitetaan myöhemmin kevään aikana.
    • Opiskelijoiden sähköpostiosoitteiden loppuosa (domain) tulee muuttumaan pilveen siirryttäessä todennäköisesti muotoon @student.jamk.fi
  • Kaikki sähköpostijärjestelmän jakelulistat eivät ole välttämättä käytettävissä heti vaihdoksen jälkeen, mutta tällaisia puutteita paikkaillaan kesän/syksyn aikana.
  • Siirtymän jälkeen Groupwisen palvelut eivät ole käytettävissä kuin muutamilta erikoistyöasemilta mahdollisten vikatilanteiden selvitystä varten.

Alkuperäinen artikkeli aiheesta