Sähköpostijärjestelmän muutos opiskelijoiden kannalta

Kuten on alkuvuodesta useampaankin otteeseen tiedotettu, JAMKin opiskelijoiden sähköpostijärjestelmä tulee muuttumaan 1.6.2012 vanhasta Groupwisesta Microsoft Office365-pilvipalveluun. Epäselvyyksien välttämiseksi tässä artikkelissa on listattu muutamia muutokseen liittyviä seikkoja ja selvennyksiä. Tarkemmat seikkaperäiset ohjeet käytännön toimenpiteista julkaistaan myöhemmin. Taustoja/syitä muutokselle voit lukea mm. tästä Helpdesk-artikkelista.

HUOM! Nämä ohjeet on tarkoitettu alustavana tietona ja lähinnä vain opiskelijoille, eli muutos ei koske tällaisenaan henkilökuntaa!

  • Kannattaa tämän artikkelin lisäksi lukea myös yleiset kaikkia käyttäjiä koskevat ohjeet täältä
    • Korostetaan vielä, että vaikka ohjeessa pyydetäänkin siivoamaan postilaatikot, niin se ei tarkoita että ne pitäisi tyhjentää kokonaan, vaan että todellakin poistatte laatikoista kaikki tarpeettomat viestit omien mahdollisuuksienne mukaan.
  • Office365 on Microsoftin ylläpitämä pääsääntöisesti selaimella käytettävä pilvipalvelukokonaisuus, joka käsittää sähköpostin lisäksi monia muitakin työvälineitä hieman lisenssitasosta riippuen
    • Opiskelijoiden osalta palveluun kuuluu JAMKin kustantamana myös Microsoft Officen selainkäyttöiset online-versiot, Sharepoint, sekä Lync-pikaviestintä
      • JAMKin kampuksilla olevilla yleisillä työasemilla on jatkossakin käytettävissä normaalit Office-sovellukset
    • Office365 kuuluu kiinteänä osana Microsoftin ”kampussopimukseen”, eli siitä maksetaan yhtä paljon vaikka koko palvelua ei käytettäisi
    • Microsoft lupaa palvelulle 99,9%:n käytettävyystakuun
    • Yleistä tietoa Office365:stä voit lukea täältä
  • JAMKin opiskelijoiden osalta Office365-palvelun kirjautumissivu ilmoitetaan myöhemmin
    • Kirjautuminen tapahtuu JAMKin työasemilla automaattisesti käyttäjän siirtyessä kirjautumissivulle ja muilla koneilla kirjuduttaessa käytetään henkilökohtaista tunnusta
      • Todennäköisesti tunnus tulee olemaan muotoa ”opiskelijanumero@student.jamk.fi” + normaali JAMKin verkkotunnuksen salasana
    • Palvelua voi käyttää JAMKin kampuksen yleiskäyttöisillä työasemilla www-selaimen lisäksi myös Outlook 2010 sovelluksella
  • Muutoksen yhteydessä kaikkien opiskelijoiden sähköpostiosoitteet tulevat muuttumaan
    • Osoitteen alkuosa muodostuu opiskelijanumerosta
    • Osoitteen loppuosa, eli ns. domain muuttuu muotoon @student.jamk.fi
      • Esim. Jos osoitteesi on nyt M1234@jamk.fi, niin jatkossa se on M1234@student.jamk.fi
    • HUOM! Kaikki vanhoihin @jamk.fi -osoitteisiin saapuvat viestit välitetään automaattisesti edelleen uuteen postilaatikkoon myöhemmin ilmoitettavaan päivämäärään saakka (alustavasti kesän 2012 ajan)
  • Mahdollisesti käytettäväksi tulee myös etunimi.sukunimi@student.jamk.fi -muotoinen osoite hieman nykyiseen tapaan, mutta tästä tiedotetaan tarvittaessa erikseen
    • Haasteita tässä aiheuttavat mm. useat samannimiset käyttäjät, osoitehistorian säilyttämiseen liittyvät säännökset, sekä Microsoftin pilvipalveluiden käyttöehdoissa määritelty toimintapolitiikka
  • Postilaatikoiden siirto aloitetaan näillä näkymin 1.6.2012
    • Ensimmäisenä siirretään henkilökunnan postilaatikot JAMKin omaan Exchange-järjestelmään ja sen jälkeen opiskelijoiden postilaatikot pilvipalveluun.
      • Järjestelmän kuormituksen tarkkailun vuoksi, sekä virheiden välttämiseksi siirto on porrastettu ja voi siten olla että opiskelijoiden postilaatikoita päästään siirtämään vasta seuraavalla viikolla
      • Siirtojen aikatauluista pyritään tiedottamaan tarkemmin lähempänä ko. ajankohtaa
    • Tietohallinto estää siirron alussa kirjautumisen vanhoihin postilaatikoihin, jotta järjestelmien välille ei pääse syntymään ristiriitoja siirron aikana
    • Uuteen postijärjestelmään kirjauduttaessa laatikko saattaa olla tyhjä siihen saakka kunnes automatiikka pääsee juuri sinun tunnuksesi kohdalle
    • Kaikki siirron aikana saapuvat viestit välitetään mahdollisuuksien mukaan perille uuteen postijärjärjestelmään, vaikka kirjautuminen ei olisikaan käytettävissä
    • Siirto käsittää kaikki opiskelijan postilaatikossa olevat sähköpostiviestit ja kalenterimerkinnät (henkilökohtaisissa osoitekirjoissa olevan yhteystiedot varauksella)
      • Postit näkyvät uudessa järjestelmässä alkuperäisillä päivämäärillä jne.
  • Tarkoitus on, että jatkossa JAMKin postijärjestelmän jakelulistat ja täydellinen osoitekirja ovat sekä henkilökunnan, että opiskelijoiden käytettävissä riippumatta siitä sijaitseeko käyttäjän postilaatikko pilvipalvelussa, vaiko JAMKin omassa Exchange-ympäristössä
    • Alkuvaiheessa tämä ei pidä välttämättä täysin paikkaansa, mutta tilanne päivittyy vähitellen kuntoon kesän/syksyn mittaan
  • Henkilökunnan sähköpostiosoitteet eivät muutu lainkaan tässä yhteydessä
  • Kun siirto on suoritettu loppuun, asiasta ilmoitetaan ainakin täällä JAMKin Helpdeskissä
  • Siirron jälkeen jokaisen käyttäjän tulisi tarkistaa oman postilaatikon käytettävyys ja sisältö, sekä ottaa ongelmatilanteessa JAMKin Tietohallintoon Helpdeskin kautta
  • Siirron jälkeen Tietohallinto voi tarjota hetkellisesti myös pääsyn vanhaan postilaatikkoon mahdollisten ongelmatilanteiden selvitystä varten