Twebin uudet ominaisuudet

Asian- ja asiakirjahallinnon järjestelmän Twebin päivityksen yhteydessä toiminnallisuuksiin tuli muutamia muutoksia. Tärkeimpänä uudistuksena on se, etteivät julkiselle pääasiakirjalle määritetty katselijanoikeus Kaikki-ryhmälle enää periydy salassa pidettävälle liitteelle.

Myös liitteiden laatimista on pyritty helpottamaan. Nyt liitteen voi luoda suoraan pääasiakirjan Suhteet-välilehdeltä. Asiakirjaa kopioitaessa voidaan samalla kopioida liitteet uuteen asiakirjaan. Tämä helpottaa esimerkiksi esityslistan muokkaamista pöytäkirjaksi.

Tarkempi listaus muutoksista ohessa.

Asia- ja asiakirjahallinnon (Tweb) päivityksen mukaiset muutokset

• Asiakirjan Kuvaus-kenttään lisätty suurennus-painike (kuten nyt asiakirjan Nimikkeessä)

• Asiakirjan Kuvailu-tietoihin on lisätty Valmiiksimerkitsemispäivämäärä

• Asiakirjan tiedoston muokkaus on estetty, mikäli käyttäjä on muuttanut asiakirjan metatietoja eikä ole tallentanut niitä. Muutos tulee tallentaa ensin.

 Liitteet

• liitteen versionumero (versioviittaus)
• liitteen luontimahdollisuus Liitteet –ikkunan oikealla puolella (Luo liite– painike)
• Kopioitavan asiakirjan litteiden kopiointimahdollisuus. Hyödyllinen toiminto, esimerkiksi kopioitaessa esityslistaa pöytäkirjaksi. Tällöin esityslistan liitteenä olleet asiakirjat saadaan osaksi pöytäkirjaa.
• Asiakirja ja sen liitteet voidaan tulostaa yhtäaikaisesti (Suhteet-välilehdellä alareunassa Tulosta liitteineen– painike)

 Käyttöoikeudet

• Julkisen pääasiakirjan käyttöoikeuksia ei enää vyörytetä salassapidettävälle liiteasiakirjalle Kaikki-ryhmän osalta (katselija-oikeudet)
• Asiakirjan henkilötiedot voidaan suojata alimmilta oikeuksilta (katselija)

• Asiakirjan Perustiedot-välilehdelle on lisätty Lähetä käsittelyyn- painike, jolla voidaan siirtää omistaja-oikeudet asiakirjaan vastaanottajalle (omistaja-oikeus annetaan myös liitteille, mikäli niillä ei ole estetty oikeuksien siirtymistä prosessista)

• Hyväksymispyyntö antaa lähettäjän oikeudet (maksimissaan Omistaja) vastaanottajalle pyyntöasiakirjan liitteisiin

 Haut

• Massatulostus-mahdollisuus on lisätty kaikki asiakirjan hakuihin
• Asiakirjan laajassa haussa tospuuvalinta-mahdollisuus asiakirjatyypin valinnassa (kuten asiakirjan luonnissakin)

Asianhallinnan ominaisuuksien muutokset

  • Asian henkilötiedot ja osapuoli-tiedot voidaan suojata alimmilta oikeuksilta (katselija)
  • Toimenpiteille on lisätty järjestämistoiminto, jonka avulla voidaan jo tallennettuja toimenpiteitä järjestää Toiminto on käytettävissä vain perusnäkymässä.
  • Toimenpiteet-välilehdelle on lisätty Luo toimenpide sekä Palaa –painikkeet myös näytön yläosaan
  • Asiakirjat-välilehdeltä voi luoda suoraan uuden asiakirjan. Luonti tekee Asiakirjan liitos –toimenpiteen, jonka käyttäjä voi muuttaa toiseksi.
  • Toimenpiteen Nimike ja Kuvaus –kentät voidaan suurentaa (kuten esim. asiakirjan Nimike)
  • Toimenpiteelle voidaan hakea tiedonohjaussuunnitelmasta kuvaus-tieto (kuten nyt toimeksiannolle)
  • Asiakirjat-välilehdelle on lisätty plus-merkki asialle liitetyn asiakirjan eteen, jos sillä on liitteitä (vaikka liitteet eivät liittyisikään asialle, mutta pääasiakirja liittyy)
  • Kirjaajille on lisätty painike Avaa ja kirjaa asia, joka tekee sekä asian avauksen että kirjaamisen yhdellä painikkeella

Laajempaan Tweb -ohjeeseen voit tutustua tästä.

Lisätietoja

Suunnittelija Mirja Nojonen, tietohallinto, p. 040 576 4450, etunimi.sukunimi@jamk.fi