Tietosuojaseloste – Alumnien yhteystietorekisteri

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 20.9.2019

1 Rekisterin nimi

Alumnien yhteystietorekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja ja prosessin omistaja: Vararehtori Heikki Malinen

Yhteyshenkilö: Sisällöllinen pääkäyttäjä Tytti Pintilä

Tekninen pääkäyttäjä: Mika Oksanen

etunimi.sukunimi@jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Markkinointi liittyen alumniyhteistyöhön (asiakasrekisteri) sekä kansallinen tietovaranto ja uraseurantatutkimus.

5 Rekisterin tietosisältö

  • Nimi (pakollinen)
  • Puhelinnumero (pakollinen)
  • Sähköpostiosoite (pakollinen)
  • Tutkinto-ohjelma
  • Opintoala
  • Organisaatio
  • Toiminimike
  • Koulutustieto

Muita tietoja ovat JAMKissa suoritetut tutkinnot tai ammatillisen opettajankoulutuksen opinnot (vapaaehtoinen), kiinnostuksen osoitus alumnitoimintaan (vapaaehtoinen), avoin lisätietolomake (vapaaehtoinen)

6 Käsittelyperuste

  • Suostumus
  • Yleinen etu ja julkinen valta

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Alumnilta itseltään.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kyllä, rekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti (kansallinen tietovaranto, tutkimus ja tilastointi). Tiedot yhdistetään JAMKin opiskelijarekisterin tietoihin. Kerätyt tiedot
välitetään CSC – Tieteen tietotekniikan keskukselle turvapostilla valtakunnallisen uraseurantakyselyn toteutusta varten.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa.
Alumnien yhteystietoja saavat käsitellä rekisteristä vastaava johtaja, järjestelmän pääkäyttäjä sekä alumnivastuuhenkilöt.
Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan korkean tietoturvatason palvelinkeskuksissa. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu palomuurein ja salasanoin.
Rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.

 

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Tiedot säilytetään toistaiseksi JAMKin CRM-järjestelmässä. Jos alumnitietojen hallinnoinnissa päätetään käyttää toista järjestelmää, tiedot siirretään sinne ja poistetaan CRM-järjestelmästä.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.