Alumnien yhteystietorekisteri -Tietosuojaseloste

EU yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 20.9.2019

1 Rekisterin nimi

Alumnien yhteystietorekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaavan johtaja: Vararehtori Heikki Malinen

Prosessista vastaava: Laatupäällikkö Tero Janatuinen
Yhteyshenkilö: Sisällöllinen pääkäyttäjä Elina Kirjalainen
etunimi.sukunimi@jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opetus- ja kulttuuriministeriön toteuttama uraseurantakysely, jonka CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy toteuttaa korkeakoulujen puolesta. Kerätyt tiedot yhdistetään JAMKin opiskelijarekisterin tietoihin ja lähetetään CSC:lle valtakunnallisen uraseurantakyselyn toteutusta varten.

5 Rekisterin tietosisältö

  • Nimi (pakollinen)
  • Puhelinnumero (pakollinen)
  • Sähköpostiosoite (pakollinen)
  • Tutkinto-ohjelma (pakollinen)
  • Valmistumisvuosi (pakollinen)
  • Tutkintonimike (pakollinen)
  • Työnantaja (vapaaehtoinen)
  • Tehtävänimike (vapaaehtoinen)

6 Käsittelyperuste

  • Yleinen etu ja julkinen valta

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Kyselytutkimukseen osallistuva antaa tiedot itse.

JAMKin henkilöstön ja opiskelijan tiedot: Kirjautuminen palveluun tapahtuu Suomen korkeakoulujen yhteisen HAKA-käyttäjätunnistusjärjestelmän kautta.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Kyllä, rekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti (kansallinen tietovaranto, tutkimus ja tilastointi). Tiedot yhdistetään JAMKin opiskelijarekisterin tietoihin. Kerätyt tiedot
välitetään CSC – Tieteen tietotekniikan keskukselle turvapostilla valtakunnallisen uraseurantakyselyn toteutusta varten.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa.
Alumnien yhteystietoja saavat käsitellä rekisteristä vastaava päällikkö, rekisterin sisällöllinen pääkäyttäjä ja opiskelijarekisteristä vastaava järjestelmäsuunnittelija.
Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan korkean tietoturvatason palvelinkeskuksissa Helsingissä. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu palomuurein ja salasanoin.
Rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.

SSL-yhteydellä varmistetaan vastausten lähettäminen turvallisen ja salatun yhteyden kautta. Ohjelmistoon tallentuvia vastauksia ja niiden jakamista hallinnoi aina kyselyn tekijä.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Tiedot säilytetään toistaiseksi Webropol-järjestelmässä. Jos alumnitietojen hallinnoinnissa päätetään käyttää toista järjestelmää, tiedot siirretään sinne ja poistetaan Webropol-järjestelmästä.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.