Kansainvälisen liikkuvuuden hallinnointi / Administration of international mobility – Tietosuojaseloste – Privacy Statement

EU -tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 20.2.2019

1 Rekisterin nimi

Kansainvälisen liikkuvuuden hallinnointi

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

Järjestelmätoimittajan tietosuojaseloste (linkki sivustolle tulossa)

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja: Vararehtori Heikki Malinen

Rekisteristä vastaavan prosessin omistaja: Kansainvälisen toiminnan päällikkö Nina Björn

Sisällölliset pääkäyttäjät: Kansainvälisten asioiden suunnittelija Miska Lepistö
Tekninen pääkäyttäjä: Järjestelmäsuunnittelija Ulla Tiainen-Sallinen
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

 

4 Henkilötietojen käsittely ja sen tarkoitus

 

Ammattikorkeakoulun kansainvälisen opiskelu-, harjoittelu-, opettaja- ja asiantuntijaliikkuvuuden sekä kansainvälisten liikkuvuusyhteistyösopimusten hallinta ja raportointi.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ryhmät: Ulkomaille lähtevät JAMKin opiskelijat ja henkilöstö, ulkomailta saapuvat vaihto-opiskelijat ja opettajat/asiantuntijat

Kaikille pakolliset tiedot

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Kansalaisuus
  • Äidinkieli
  • Muu kielitaito
  • Kotimaan osoite
  • Ulkomaan osoite
  • Mahdollisiin erityistarpeisiin ja esteettömyyteen liittyvät tiedot
  • Oppilaitoksen /organisaation yhteystiedot, tutkinto- ja koulutusalatiedot
  • Oppilaitoksen /organisaation yhteyshenkilön yhteystiedot
  • Opiskelu/opetustaso lähettävässä/vastaanottavassa oppilaitoksessa
  • Vaihto-ohjelma ja liikkuvuustyyppi
  • Ulkomaanjakson alku- ja loppumispäivämäärä
  • Ulkomaanjakson lukuvuosi ja lukukausi
  • Perustelut ulkomaanjaksolle hakeutumiseen
  • Palaute ulkomaanjaksosta

 

Opiskelijoiden tiedot

  • Lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Opintojen alkamisvuosi
  • Aikaisemmat opiskelu/harjoittelujaksot ulkomailla
  • Opintosuoritus- ja harjoittelutiedot
  • Opintorekisteriote
  • CV
  • Mahdollisten kielitestien tiedot
  • Valintatulokset
  • Vaihtopaikan vastaanottamistieto
  • Tieto onko asia hoidettu: viisumi- ja oleskelulupa, vakuutusasiat, rokotukset, asumisjärjestelyt
  • Tieto sisältääkö ulkomaanjakso alaikäisten parissa tapahtuvaa harjoittelua

Lähtevältä opiskelijalta lisäksi

  • HAKA-tunnus
  • Opiskelijanumero
  • Henkilötunnus
  • Opiskeluoikeus
  • Ryhmätunnus
  • Tieto onko ilmoittautunut läsnäolevaksi opiskelijaksi
  • Suostumus ulkomaanjaksoa koskevan vastuuvapauden ehtoihin

Saapuvalta opiskelijalta lisäksi

  • Passikopio
  • Vakuutuksia koskevat tiedot (vakuutusnumero tai tieto miten aikoo ulkomaanjakson vakuutusasiat hoitaa)
  • Suostumukset (opiskelijaterveydenhuolto, opiskelija-asuntosäätiö, opiskelijakunta)

 

Henkilöstön tiedot

  • Toiminimike/titteli sekä työn kategoria
  • Työkokemus vuosina
  • Ulkomaanjakson työtehtävät

Lähtevältä henkilöstöltä lisäksi

  • HAKA-tunnus
  • Henkilönumero
  • Henkilötunnus
  • Kustannuspaikka

Saapuvalta henkilöstöltä lisäksi

  • Vakuutuksia koskevat tiedot (vakuutusnumero tai tieto miten aikoo ulkomaanjakson vakuutusasiat hoitaa), silloin kun liikkuvuusjakson rahoittaja vaatii tätä tietoa

JAMKista apurahaa saavat

  • Aikaisempiin ulkomaanjaksoihin saadut apurahat
  • Tilitiedot (IBAN, SWIFT/BIC, Bank Name and Bank Address)
  • Tieto onko opiskelijalla alaikäisiä huolettavia lapsia ja tarvittaessa maistraatin todistus perheellisen apurahan myöntämistä varten
  • Apurahapäätös
  • Ulkomaanjakson peruuntuessa/lyhentyessä selvitys syistä, kuluerittely ulkomaanjakson kustannuksista, apurahan saajaa itseään koskevissa sairaustapauksissa kirjataan tieto lääkärintodistuksesta. (Varsinainen todistus toimitetaan tarvittaessa Opetushallitukselle tai muulle rahoituksen myöntäneelle taholle.)

6 Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen tehtävä/velvoite ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Kansainväliseen vaihtoon hakeutuvan tietoja saadaan

  • Henkilöltä itseltään
  • Opiskelijahallinnon rekisteristä
  • Vastaanottavan ja lähettävän oppilaitoksen/organisaation yhteyshenkilöltä

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja siirretään Jyväskylän ammattikorkeakoulun opiskelijahallinnon rekisteriin sekä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin sekä JAMKin asianhallintaan.

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti kolmansille tahoille.

  • Vastaanottavan ja lähettävän oppilaitoksen/organisaation liikkuvuusjakson yhteyshenkilölle ulkomaanjakson järjestämistä ja toteuttamista varten.
  • Saapuvien vaihto-opiskelijoiden osalta tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella myös tutoroinnista vastaavalle taholle, opiskelijaterveydenhuollolle, opiskelija-asuntosäätiölle tai muulle sovitulle asuntovälittäjälle, kirjastolle
  • Kansallisiin ja kansainvälisiin viranomaissiirtoihin ja –tilastoihin (mm. kansallinen tietovaranto VIRTA, Vipunen, KOTA, Euroopan komission Mobility Tool sekä mahdolliset ulkomaanjakson rahoittajan vaatimat tilastot/raportit).

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja tietoa voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille silloin kun ulkomaanjakson vastaanottava korkeakoulu/organisaatio sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella tai on kansainvälinen järjestö.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu toimeksiantosopimuksella.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri toimitetaan tarvittaessa rekisterin ulkopuolelle turvasähköpostilla.

Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa. Oikeudet nähdä ja tehdä muutoksia tietosisältöön määräytyvät käyttäjätunnuksen ja siihen liitetyn roolin perusteella. Työntekijöillä on oikeus nähdä/muokata vain sellaisia tietoja, joita he työtehtävissään tarvitsevat. Järjestelmän käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan korkean tietoturvatason palvelinkeskuksissa Itävallassa. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu palomuurein ja salasanoin. (tarkennetaan vielä)

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään Jyväskylän ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti 10 vuotta, ottaen huomioon mahdollisten liikkuvuusjaksojen rahoittajien (mm. Euroopan komissio) ohjeet ja säännökset tietojen säilytysajasta. Tiedot poistetaan järjestelmässä ajastamalla/manuaalisesti.

Opiskelun mahdollistamiseksi henkilötiedot siirretään Jyväskylän ammattikorkeakoulun ylläpitämään opintotietojärjestelmään, jossa niitä säilytetään JAMKin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Virta- opintotietopalvelussa tietoja säilytetään pysyvästi. JAMK säilyttää pysyvästi sähköisesti opintorekisteriin liittyvät tiedot (Kansallisarkiston päätös AL/20757/07.01.01.03.02/2016 ).

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia eikä päätöksentekoa ei tehdä.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.

 

 

Administration of international mobility

 – Privacy Statement

 

GDPR (2016/679)

Updated: 14.2.1029

1 Name of the register

Administration of international mobility

2 Controller

JAMK University of Applied Sciences
P.O. Box 207
FI-40101 Jyväskylä, Finland

3 Contact person in matters concerning the register, contact information during office hours

Register and process manager: Vice Rector Heikki Malinen

Register and process owner: International Relations Manager Nina Björn

Content Main User: International Relations Planner Miska Lepistö
Technical Main User: System Specialist Ulla Tiainen-Sallinen
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

 

4 Purpose of the processing of personal data

Administration and reporting of international mobility; studies, practical training, teaching and specialist visits abroad together with mobility partnership agreements

5 Data contents of the register

Mandatory information for all

  • Name
  • Email and phonenumber
  • Date of Birth
  • Gender
  • Nationality
  • Native language
  • Other languages
  • Home country address
  • Address abroad
  • Information about possible special needs and accessibility
  • Contact, degree and field of study information of the school/organisation
  • Contact information of the school/organisation liaison
  • Level of studies/teaching in the sending/receiving school
  • Exchange programme/type of mobility
  • Start and end date of the period abroad
  • Academic year and semester of the period abroad
  • Reasons for seeking period aborad
  • Feedback of the period abroad

Information concerning students

  • Next of kin or other contact person: name, address, phonumber, email
  • Start year of the studies
  • Previous studies/pratical training periods abroad
  • Study/practical training attainment information
  • Transcript of Records
  • CV
  • Information about the possible language tests
  • Selection information
  • Acceptance information of the exchange place
  • Information if the following has been taken care of; visa/residance permit, insurances, vaccationations, accommodation
  • Information if period abroad entails a practical training period involving work with minors

Additional information concerning outgoing students

  • HAKA-authentication information
  • Student number
  • Identity number
  • Right to study
  • Group code
  • Information if registration for attendance has been done
  • Consent to the terms of exemption from liability concerning the period abroad

 

Additional information concerning incoming students

  • Copy of the passport
  • Information about insurance (insurance number or information how insurance for period abroad has been taken care of)
  • Consents (student health care, student housing foundation, student union)

 

Information concerning staff

  • Title and category of work
  • Work experience (years)
  • Duties while abroad

Additional information concerning outgoing staff

  • HAKA-authentication information
  • Staff number
  • Identity number
  • Cost pool

Additional information concerning incoming staff

  • Information about insurance (insurance number or information how insurance for period abroad has been taken care of), when sponsor of the mobility period requires this information

Recipient of grant awarded by JAMK

  • Previous grants for periods abroad
  • Bank information (IBAN, SWIFT/BIC, Bank Name and Bank Address)
  • Information if student has minor dependants and when needed an extract from the population register verifying the number of underage children for awarding the financial support for a student with family
  • Decision on awarded grant
  • In case of cancelling/discontinuing period abroad the following information; a short account on the reasons why the period abroad was discontinued, a breakdown of costs incurred by the period abroad, in case of grant recipient’s own illness/condition suffered that caused the discontinuation; information about doctor’s certificate (the actual certificate is forwarded to Finnish National Agency for Education or other sponsor of the period abroad, when needed)

6 Legal bases for processing personal data

The statutory task/obligation and controller’s legitimate interests

7 Regular information sources

Information sources for periods abroad are

  • Applicants/data subject themselves
  • JAMK student register/study information system
  • Receiving and sending institution/organisation liaison

8 Regular information disclose and information transfer outside the EU or the European Economic Area

Information is disclosed to JAMK University of Applied Sciences student register/study information system, finance and HR registers and case management system.

The following regular information transfers to third parties are done:

  • To the receiving and sending institution/organisation liaison for organising and implementing the period abroad.
  • In case of incoming students with the consent of the data subject also to the operator in charge of tutoring, student health care, student housing foundation or other agreed apartment broker, library
  • National and international authoritative transfers pertaining to statistics/reporting (e.g. national database of higher education institutions Virta, KOTA, Mobility Tool of European Commission and possible statistics/reports demanded by the sponsor of the period abroad).

Personal information may be transferred outside the EU or the European Economic Area and/or international organisation , if receiving institution/organisation of the period abroad is located outside the EU or the European Economic Area and/or is international organisation.

Handling the personal data is not contracted out.

9 Register protection principles

When information tranfers are needed, the register is sent by secure mail.

The use of the system requires a personal user name and password. Rights to see and make changes/update the data is dictated by the user name and the role attached to the user. Staff is entitled to see/update only such information which is needed and included in their duties. The right to use the system is taken out from the staff moving into another duties.

Servers are located in locked and access-controlled data center in Austria. Personal data is protected with firewall and passwords.

10 Retention period or criteria for determining

Personal data is stored 10 years in accordance with the JAMK information management plan, taken into account also the rules and regulations of the possible sponsors of the period abroad (e.g. European Commission) pertaining the retention period. Determining  information from the system is done with timing/manually.

To enable studying the personal data is transferred to JAMK student register/study information system, where data is stored  in accordance with the JAMK information management plan. In the national database of higher education institutions Virta the data is stored permanently. JAMK also stores permanently the eletronic information in the  student register (Decision of the National Archives of Finland  AL/20757/07.01.01.03.02/2016 )

 

11 Automatic decision-making/profiling

Automatic decision making/ profiling related to personal data is not conducted.

12 Rights of the Data Subject

Read more information about the JAMK’s Privacy Policy, Data Protection Officer and the rights of the data subject and their implementation.