Kansainvälisen liikkuvuuden hallinnointi – Tietosuojaseloste

EU -tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 20.2.2019

1 Rekisterin nimi

Kansainvälisen liikkuvuuden hallinnointi

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

Järjestelmätoimittajan tietosuojaseloste (linkki sivustolle tulossa)

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaava johtaja: Vararehtori Heikki Malinen

Rekisteristä vastaavan prosessin omistaja: Kansainvälisen toiminnan päällikkö Nina Björn

Sisällölliset pääkäyttäjät: Kansainvälisten asioiden suunnittelija Miska Lepistö
Tekninen pääkäyttäjä: Järjestelmäsuunnittelija Ulla Tiainen-Sallinen
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittely ja sen tarkoitus

 Ammattikorkeakoulun kansainvälisen opiskelu-, harjoittelu-, opettaja- ja asiantuntijaliikkuvuuden sekä kansainvälisten liikkuvuusyhteistyösopimusten hallinta ja raportointi.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ryhmät: Ulkomaille lähtevät JAMKin opiskelijat ja henkilöstö, ulkomailta saapuvat vaihto-opiskelijat ja opettajat/asiantuntijat

Kaikille pakolliset tiedot

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Kansalaisuus
  • Äidinkieli
  • Muu kielitaito
  • Kotimaan osoite
  • Ulkomaan osoite
  • Mahdollisiin erityistarpeisiin ja esteettömyyteen liittyvät tiedot
  • Oppilaitoksen /organisaation yhteystiedot, tutkinto- ja koulutusalatiedot
  • Oppilaitoksen /organisaation yhteyshenkilön yhteystiedot
  • Opiskelu/opetustaso lähettävässä/vastaanottavassa oppilaitoksessa
  • Vaihto-ohjelma ja liikkuvuustyyppi
  • Ulkomaanjakson alku- ja loppumispäivämäärä
  • Ulkomaanjakson lukuvuosi ja lukukausi
  • Perustelut ulkomaanjaksolle hakeutumiseen
  • Palaute ulkomaanjaksosta

Opiskelijoiden tiedot

  • Lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Opintojen alkamisvuosi
  • Aikaisemmat opiskelu/harjoittelujaksot ulkomailla
  • Opintosuoritus- ja harjoittelutiedot
  • Opintorekisteriote
  • CV
  • Mahdollisten kielitestien tiedot
  • Valintatulokset
  • Vaihtopaikan vastaanottamistieto
  • Tieto onko asia hoidettu: viisumi- ja oleskelulupa, vakuutusasiat, rokotukset, asumisjärjestelyt
  • Tieto sisältääkö ulkomaanjakso alaikäisten parissa tapahtuvaa harjoittelua

Lähtevältä opiskelijalta lisäksi

  • HAKA-tunnus
  • Opiskelijanumero
  • Henkilötunnus
  • Opiskeluoikeus
  • Ryhmätunnus
  • Tieto onko ilmoittautunut läsnäolevaksi opiskelijaksi
  • Suostumus ulkomaanjaksoa koskevan vastuuvapauden ehtoihin

Saapuvalta opiskelijalta lisäksi

  • Passikopio
  • Vakuutuksia koskevat tiedot (vakuutusnumero tai tieto miten aikoo ulkomaanjakson vakuutusasiat hoitaa)
  • Suostumukset (opiskelijaterveydenhuolto, opiskelija-asuntosäätiö, opiskelijakunta)

Henkilöstön tiedot

  • Toiminimike/titteli sekä työn kategoria
  • Työkokemus vuosina
  • Ulkomaanjakson työtehtävät

Lähtevältä henkilöstöltä lisäksi

  • HAKA-tunnus
  • Henkilönumero
  • Henkilötunnus
  • Kustannuspaikka

Saapuvalta henkilöstöltä lisäksi

  • Vakuutuksia koskevat tiedot (vakuutusnumero tai tieto miten aikoo ulkomaanjakson vakuutusasiat hoitaa), silloin kun liikkuvuusjakson rahoittaja vaatii tätä tietoa

JAMKista apurahaa saavat

  • Aikaisempiin ulkomaanjaksoihin saadut apurahat
  • Tilitiedot (IBAN, SWIFT/BIC, Bank Name and Bank Address)
  • Tieto onko opiskelijalla alaikäisiä huolettavia lapsia ja tarvittaessa maistraatin todistus perheellisen apurahan myöntämistä varten
  • Apurahapäätös
  • Ulkomaanjakson peruuntuessa/lyhentyessä selvitys syistä, kuluerittely ulkomaanjakson kustannuksista, apurahan saajaa itseään koskevissa sairaustapauksissa kirjataan tieto lääkärintodistuksesta. (Varsinainen todistus toimitetaan tarvittaessa Opetushallitukselle tai muulle rahoituksen myöntäneelle taholle.)

6 Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen tehtävä/velvoite ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Kansainväliseen vaihtoon hakeutuvan tietoja saadaan

  • Henkilöltä itseltään
  • Opiskelijahallinnon rekisteristä
  • Vastaanottavan ja lähettävän oppilaitoksen/organisaation yhteyshenkilöltä

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja siirretään Jyväskylän ammattikorkeakoulun opiskelijahallinnon rekisteriin sekä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin sekä JAMKin asianhallintaan.

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti kolmansille tahoille.

  • Vastaanottavan ja lähettävän oppilaitoksen/organisaation liikkuvuusjakson yhteyshenkilölle ulkomaanjakson järjestämistä ja toteuttamista varten.
  • Saapuvien vaihto-opiskelijoiden osalta tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella myös tutoroinnista vastaavalle taholle, opiskelijaterveydenhuollolle, opiskelija-asuntosäätiölle tai muulle sovitulle asuntovälittäjälle, kirjastolle
  • Kansallisiin ja kansainvälisiin viranomaissiirtoihin ja –tilastoihin (mm. kansallinen tietovaranto VIRTA, Vipunen, KOTA, Euroopan komission Mobility Tool sekä mahdolliset ulkomaanjakson rahoittajan vaatimat tilastot/raportit).

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja tietoa voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja/tai kansainvälisille järjestöille silloin kun ulkomaanjakson vastaanottava korkeakoulu/organisaatio sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella tai on kansainvälinen järjestö.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu toimeksiantosopimuksella.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri toimitetaan tarvittaessa rekisterin ulkopuolelle turvasähköpostilla.

Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa. Oikeudet nähdä ja tehdä muutoksia tietosisältöön määräytyvät käyttäjätunnuksen ja siihen liitetyn roolin perusteella. Työntekijöillä on oikeus nähdä/muokata vain sellaisia tietoja, joita he työtehtävissään tarvitsevat. Järjestelmän käyttöoikeus poistetaan henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan korkean tietoturvatason palvelinkeskuksissa Itävallassa. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu palomuurein ja salasanoin. (tarkennetaan vielä)

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään Jyväskylän ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti 10 vuotta, ottaen huomioon mahdollisten liikkuvuusjaksojen rahoittajien (mm. Euroopan komissio) ohjeet ja säännökset tietojen säilytysajasta. Tiedot poistetaan järjestelmässä ajastamalla/manuaalisesti.

Opiskelun mahdollistamiseksi henkilötiedot siirretään Jyväskylän ammattikorkeakoulun ylläpitämään opintotietojärjestelmään, jossa niitä säilytetään JAMKin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Virta- opintotietopalvelussa tietoja säilytetään pysyvästi. JAMK säilyttää pysyvästi sähköisesti opintorekisteriin liittyvät tiedot (Kansallisarkiston päätös AL/20757/07.01.01.03.02/2016 ).

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia eikä päätöksentekoa ei tehdä.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.