Sähköinen tenttipalvelu – Tietosuojaseloste

EU yleinen tietosuoja-asetu (2016/679)

Päivitetty 14.1.2019

1 Rekisterin nimi

Sähköinen tenttipalvelu

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy

PL 207

40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaavan johtaja: Vararehtori Heikki Malinen            

Prosessista vastaava: Koulutuksen kehittämispäälliikkö Hannu Ikonen

Rekisterin yhteyshenkilö: Suunnittelija Outi Laitinen etunimi.sukunimi@jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sähköinen tenttipalvelun tarkoitus on pääsääntöisesti sähköiseen tenttimiseen kohdennetussa tilassa suoritettavien tenttien laadinta, varaaminen, suorittaminen ja arviointi. Kerättäviä henkilötietoja käytetään:

  • tenttijärjestelmän käyttöoikeuksien hallintaan,
  • tenttijärjestelmän edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen,
  • oppimisen ohjaukseen ja opintosuoritusten arviointiin,
  • sen tarkistamiseen, onko opiskelija käynyt suorittamassa tentin henkilökohtaisesti,
  • sen tarkistamiseen, onko tenttiä suoritettaessa toimittu ohjeiden ja käyttösääntöjen mukaisesti. Järjestelmän käytöstä lokiin tallentuvia tietoja käytetään teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen.
  • tenttijärjestelmän käyttöoikeuksien hallintaan,
  • tenttijärjestelmän edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen,oppimisen ohjaukseen ja opintosuoritusten arviointiin,
  • sen tarkistamiseen, onko opiskelija käynyt suorittamassa tentin henkilökohtaisesti,
  • sen tarkistamiseen, onko tenttiä suoritettaessa toimittu ohjeiden ja käyttösääntöjen mukaisesti.
  • Järjestelmän käytöstä lokiin tallentuvia tietoja käytetään teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoa opintojaksoista, opiskelijoista, opettajista sekä tenttisuorituksista.

  • Pakolliset henkilötiedot käyttäjistä: 
  • Nimi
  • Sähköpostiosoite 
  • Kotiorganisaatio 
  • Opiskelijanumero
  • Käyttäjärooli  
  • Tentittävän opintojakson tiedot 
  • Tenttivarauksen tiedot (aika, paikka, tenttiin käytettävä tietokone) 
  • Tenttikysymykset ja -vastaukset (säilytettävä vähintään 6kk tentin suorittamisesta) 
  • Arviointitiedot ja arvosanat 
  • Tenttitilasta tallennetaan kuva ja ääni (kameravalvonnan tietosuojaseloste).

6 Käsittelyperuste

Lakisääteinen tehtävä/velvoite ja yleinen etu ja julkinen valta (opetuksen toteuttaminen) Suostumus. Suostumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot noudetaan rekisteröidyn kotiorganisaatiosta käyttäjän suostumuksella aina, kun palveluun kirjaudutaan.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Ei manuaalista aineistoa.

Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu TLS/SSL-tekniikalla. Henkilötiedoista palvelimelle syntyvä henkilörekisteri on suojattuylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään työ- tai opiskelusuhteen ajan. Tenttivastauksia säilytetään 18 kuukautta. Tentin säilytysajan umpeutuessa poistetaan yhteys henkilön ja tenttivastauksen välillä.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin

12 Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.