Tietosuojaseloste – Asian- ja asiakirjanhallinta

 (EU -tietosuoja-asetus (2016/679))

Päivitetty 23.11.2018

1 Rekisterin nimi

Asian- ja asiakirjahallintajärjestelmä

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

  • Rekisteristä vastaavan johtaja:  Hallintojohtaja Mikko R. Salminen (p. 050 407 9507)
  • Sisällöllinen pääkäyttäjä Mirja Nojonen (p. 040 576 4450)
  • tekninen pääkäyttäjä Hannu Yli-Jylhä (p. 040 745 5724)
    etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asian- ja asiakirjahallintajärjestelmä toimii JAMKin virallisten asioiden ja asiakirjojen rekisterinä sekä sähköisenä arkistona. Sen avulla seurataan vireille tulleiden asioiden käsittelyä. Järjestelmä toimii tiedonohjaussuunnitelman mukaisena pysyvästi- ja määräajansäilytettävien asiakirjallisten tietojen säilytyspaikkana koko niiden elinkaaren ajan.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan vain ne asian kannalta oleelliset henkilötiedot, joiden tallentaminen on asian käsittelyn kannalta tarpeellista. Rekisteri sisältää tiedonohjausuunnitelmassa määriteltyjen virallisten asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen metatiedot, käsittelyvaiheet ja asioiden käsittelyyn liittyvät toimeksiannot ja asiakirjatiedostot.

  • Vireille saattaja (toimeksiantaja), joka voi olla luonnollinen henkilö (osoitetiedot, sähköpostiosoite, opiskelijanumero)
  • Asia- ja asiakirjatasolla voi esiintyä henkilötietoja, joita asian käsittelyn yhteydessä on toimitettu/pyydetty
  • Asiakirjatasolla voi esiintyä arkaluontoisia henkilötietoja, jolloin asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä

Käyttöoikeudet on määritetty JAMKin henkilöstölle, joista talennetaan seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Nimike
  • Sähköpostiosoite
  • Vastuuyksikkö

6 Käsittelyperuste

Rekisterin tietojen käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite sekä yleisä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttö.

  • Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta (1030/1999)
  • Arkistolaki (831/1994)

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoa saadaan suoraan toimeksiantajalta ja eri tukipalveluilta.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu toimeksiantosopimuksella.

Asiakirjojen julksuudessa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmään on pääsy vain suojatulla verkkoyhteydellä. Kaikki palvelimet sijaitsevat lukitussa ja pääsyvalvotussa konesalissa. Palvelimille pääsy sallitaan vain ylläpitäjille. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Asiakirjallisen tiedon säilyttämisessä ja hävittämisesä nouudatetaan Jyväskylän ammattikorkeakoulun tiedonohjaussuunnitelmaa, jossa on määritetty asiakirjallisen tiedon säilytysajat tehtäväkohtaisesti.

Kansallisarkiston päätös AL/20757/07.01.01.03.02/2016

10 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta sääntelee viranomaisten asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen julkisuutta ja salassapitoa sekä tiedon antamista asiakirjasta ja siihen liittyvää menettelyä.

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.