Tietosuojaseloste – HALKO käyttöoikeuksien hallinta

(EU -tietosuoja-asetus (2016/679), Henkilötietolaki 523/1999)

Päivitetty 30.6.2017

1 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy

PL 207, 40101 Jyväskylä

+358 20 743 8100

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Sisällöllinen pääkäyttäjä Jyri Helakangas p. 040 543 5815,
Tekninen pääkäyttäjä Sami Mäkinen p. 040 731 2599
etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä

3 Rekisterin nimi

HALKO – Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä

Tietosuojaseloste – HALKO ulkoiset käyttäjät

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmällä ylläpidetään ajantasaista tietoa JAMKin tietojärjestelmien ja tietopalveluiden käyttäjien käyttöoikeuksista, käyttöoikeuden kestoista ja käyttöoikeuksien sisällöistä. Rekisteri sisältää henkilöstön, opiskelijoiden ja ulkopuolisten käyttäjien tietoja.

5 Rekisterin tietosisältö

Henkilökunta: Käyttäjän ja hänen käyttöoikeuksiensa yksilöimiseksi tarvittavat tiedot(ml. järjestelmän ylläpitäjien käyttäjätiedot) – Siirtyvät tiedot: YksikkoNRO,Yksikkoselite,HenkNRO, HenkiloHetuAvain,Sukunimi,Etunimet,HETU,KonserniinTuloPVM,TyosuhtAlkuPVM, KayttajaTunnusAlkuPVM,TyosuhtLoppuPVM,KayttajaTunnusLoppuPVM,KustPaikka, KPSelite,Toiminto,ProjektiNro,Kutsumanimi,EsimiesHNRO, EsimiesHetuAvain,NimikeKDI,Nimike,TulosalueKoodi,TulosalueSelite,Palvelussuhdekirjain,Sukupuoli,Kansalaisuus,Aidinkieli,TES_VES,Viikkotyoaika,Kotiosoite,PostiNRO,Postiosoite,Lepaava,IDM_TUNNUS,KutsumaSukunimi

Ulkoiset käyttäjät: Henkilötunnus/syntymäaika(ulkomaalaiset hetuttomat), sukunimi, etunimet, kutsumanimi, sukupuoli, kansalaisuus, ulkoisen käyttäjän organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero, aloituspvm, lopetuspvm

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijat: ASIO, Henkilökunta: Personec F, ulkopuoliset käyttäjät: Webropol syöttölomakkeen kautta.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Ei säännönmukaisia tietojen siirtoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Rekisteri ei tule sisältämään manuaalisesti kerättävää aineistoa

B ATK:lle talletetut tiedot

Kaikki palvelimet sijaitsevat JAMKin lukitussa ja pääsyvalvotussa konesalissa. Palvelimille pääsy sallitaan vain ylläpitäjille. Webropol –lomake sijaitsee Webropol Oy:n hallinnoimilla palvelimilla. Webropoliin tallennetut henkilötiedot poistetaan heti, kun ne ovat siirretty JAMKin HALKO-järjestelmään. Webropol Oy:n rekisteriseloste

9 Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyynnöt osoitetaan: Jyväskylän ammattikorkeakoulu, ICT-palvelut Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. Käyntiosoite Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä, puh. +358 20 743 8100.

10 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Tarkastuspyynnöt osoitetaan Jyväskylän ammattikorkeakoulu, ICT-palvelut Postiosoite PL 207, 40101 Jyväskylä. Käyntiosoite Rajakatu 35, 40200 Jyväskylä, puh. +358 20 743 8100.

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Käyttäjien tiedot korjataan ilmoitusten ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa opiskelijahallintojärjestelmästä tai HR/palkkajärjestelmästä.

Pääkäyttäjät, toimistosihteerit, suunnittelijat, opettajat, opinto-ohjaajat ja opintosihteerit huolehtivat viran puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.