Tietosuojaseloste – Käyttöoikeuksien hallinta

(EU -tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 22.11.2018

1 Rekisterin nimi

Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

  • Rekisteristä vastaavan johtaja:  Hallintojohtaja Mikko R. Salminen (p. 050 407 9507)
  • Sisällöllinen pääkäyttäjä: Jyri Helakangas (p. 040 543 5815)
  • Tekninen pääkäyttäjä: Sami Mäkinen (p. 040 731 2599)

etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmällä ylläpidetään ajantasaista tietoa JAMKin tietojärjestelmien ja tietopalveluiden käyttäjien käyttöoikeuksista, käyttöoikeuden kestoista ja käyttöoikeuksien sisällöistä (käyttöoikeudet ja kulunvalvonta). Rekisteri sisältää henkilöstön, opiskelijoiden ja ulkopuolisten käyttäjien tietoja.

5 Rekisterin tietosisältö

Kaikista kerättävä tiedot Henkilökunta
Nimi (pakollinen) Nimiketieto
Henkilötunnus/syntymäaika (hetuttomat) (pakollinen) Henkilönumero (pakollinen)
Sukupuoli (pakollinen) Henkilötunnustiedot
Kansalaisuus (pakollinen) Käyttäjätunnustiedot
Äidinkieli Konserniin tulotieto, työsuhteensuhteen alku- ja loppupäivä
Osoitetiedot Yksikkö, tulosalue- ja kustannuspaikkatieto
Sähköpostiotoite Työaikatieto
Puhelinnumerotiedot Projektitieto
Esimiestiedot
Opiskelija Ulkoiset käyttäjät
Opiskelijanumero Sopimustiedot (pakollinen)
Opiskelijatyyppi Nimike (pakollinen)
Opintoala ja tutkintotyyppitieto Organisaatio (pakollinen)
Ryhmätiedot Suhteen aikatiedot
Tilakoodi (pakollinen) JAMK yhdyshenkilö (pakollinen)
Kieli Käyttösäännön hyväksymistieto (pakollinen)
Salasana (pakollinen)
Luovutustieto (kansalliset tietovarannot)

6 Käsittelyperuste

• Lakisääteinen tehtävä/velvoite (henkilökunta)
• Yleinen etu ja julkinen valta (opiskelija)
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (ulkoiset käyttäjät)

7 Säännönmukaiset tietolähteet

  • Opiskelijat: Opintohallinnon järjestelmä
  • Henkilökunta: Palkkahallinto
  • Ulkopuoliset käyttäjät: Kyselylomake

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei tule sisältämään manuaalisesti kerättävää aineistoa. Kaikki palvelimet sijaitsevat  lukitussa ja pääsyvalvotussa konesalissa. Palvelimille pääsy sallitaan vain ylläpitäjille.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

  • Opiskelijat:  Opintojen ajan + 4 kk valmistumisesta
  • Henkilöstö:  Työsuhteen ajan + 4 kk työsuhteen päättymisen jälkeen. Käyttäjätunnus jää arkistoo ikuisesti eli samaa tunnus ei saa antaa uudestaan toiselle henkilölle
  • Ulkoiset käyttäjät: Ufo-suhteen ajan + 4 kk Ufo-suhteen päättymisen jälkeen. Kyselylomakkeella kerätyt tiedot poistetaan heti, kun ne ovat siirretty JAMKin käyttöoikeuksien hallintajärjestelmään.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoihin liittyvää automatisoitua profilointia ei tehdä.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjien tiedot korjataan ilmoitusten ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa opiskelijahallintojärjestelmästä tai henkilöstöhallinnon/palkkajärjestelmästä. Pääkäyttäjät ja henkilöstö huolehtivat huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.

Lisätietoa tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.