Tietosuojaseloste – ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu OILI

JAMKin tietosuojalauseke

Versio: 12.9.2018

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100
Y-tunnus 1006550-2

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sanna Tyrväinen, hakukoordinaattori, puh. 040-5421371
Kristiina Korhonen, opiskelijapalveluiden päällikkö, puh. 040-5858604,
email: etunimi.sukunimi[a]jamk.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Mirja Nojonen
tietosuoja[a]jamk.fi
PL 207
40101 Jyväskylä

4. Rekisterin nimi

Jyväskylän ammattikorkeakoulun opiskelijaksi ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu OILI

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on
• korkeakouluun opiskelijaksi ilmoittautumiseen ja lukuvuosi-ilmoittautumisen liittyvän palvelun järjestäminen sekä ilmoittautumiseen liittyvien pakollisten ja vapaaehtoisten maksujen kerääminen
• tietojen siirtäminen haku- ja valintajärjestelmän ja korkeakoulun välillä
• ilmoittautumistiedon siirtäminen rekisteristä haku- ja valintajärjestelmään

Käsittelyperuste (artikla 6 tai artikla 9): Lakisääteinen velvoite ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu:
Rekisteri perustuu ammattikorkeakoululaki (932/2014) ja valtioneuvoston asetukseen ammattikorkeakouluista (1129/2014), laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) ja valtioneuvoston asetukseen korkeakoulujen yhteishausta (293/2014).

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitelään seuraavia opiskelijan henkilötietoja:

• Nimi
• EduPersonPrincipalName Hakasta (jatkava opiskelija)
• Henkilötunnus Virta-tietovarannon hakua varten
• Oppijanumero
• Kotiosoite
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Asiointikieli
• Kotiorganisaatio
• Hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
• Voimassaolevat opiskeluoikeus ja lukuvuosi-ilmoittautumistiedot sekä maksutiedot
• ilmoittautumistiedot
• ilmoittautumiseen liittyvät maksutiedot
• teknisten järjestelmien generoimat palvelun käyttöön liittyvät tiedot kuten lokitiedot, verkkotunnistetiedot

7.  Säännönmukaiset tietolähteet

  • Opiskelijan henkilötiedot sekä hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot saadaan Opintopolun opiskelijavalintarekisteristä (www.opintopolku.fi)
  • Ilmoittautumistiedot ja ilmoittautumiseen liittyvät maksutiedot saadaan opiskelijalta itseltään
  • Opiskelijan voimassaolevat opiskeluoikeus- ja lukuvuosi-ilmoittautumistiedot saadaan korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovaranto Virrasta (www.virta.fi)
  • Jatkavan opiskelijan tunnistetiedot luetaan Haka-tunnistautumisesta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Säännönmukaiset luovutukset kolmansille tahoille.
Rekisteristä luovutetaan tietoja säännönmukaisesti:

  • Ilmoittautumistieto luovutetaan Opintopolun opiskelijavalintarekisteriin (www.opintopolku.fi)
  • Henkilötiedot, hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot sekä ilmoittautumiseen liittyvät tiedot luovutetaan Jyväskylän ammattikorkeakoulun ASIO-opiskelijahallintojärjestelmään

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (toimittaja) käsittelee kyseisiä henkilötietoja vain korkeakoulun pyynnöstä tukeakseen rekisterinpitäjää palvelun käytössä ja ongelmatilanteiden selvittämisessä. CSC Oy käsittelee JAMKin (tilaajan) puolesta sopimuksessa sovitun palvelun tuottamiseksi tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6 henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja.

CSC – Tieteen tietotekniikka keskus Oy
• Tietosuoja ja henkilötietojen käsittelystä
• CSC:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto: Rekisteristä ei synny manuaalista aineistoa.

B sähköisesti käsiteltävät tiedot:

JAMK: Jokainen tietojen käsittelijä käsittelee tietoja vain omiin työtehtäviinsä liittyen ja omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Tietoja käsittelevät mm. hakija- ja opiskelijapalvelut omiin tehtäviinsä liittyen.

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy: Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja säilytetään OILI-järjestelmässä yhden (1) vuoden ajan ilmoittautumisesta. JAMKin opiskelijahallintojärjestelmässä tietoja säilytetään tiedonohjaussuunnitelman ja seuraavien Kansallisarkiston päätösten mukaisesti:

• Kansallisarkiston päätös ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa (12.9.2017 AL/20757/07.01.01.03.02/2016)
• Kansallisarkiston päätös VIRTA-tietojen pysyvästä säilyttämisestä (19.9.2016, AL/3004/07.01.01.03.01/2015)
• Kansallisarkiston päätös opetustoimen rekisterien ja valtakunnallisten tietojärjestelmien tietojen
pysyvästä säilytyksestä 4.10.2016 (AL/18800/07.01.01.03.01/2016)

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja ei käytetä käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

13.  Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen

• Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (artikla 15).
• Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen (artikla 16).
• Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen (artikla 17).
• Rekisteröidyn oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18).
• Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
• Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (artikla 21).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvät pyynnöt toimitetaan tietosuojavastaavalle.