Tietosuojaseloste – Kyselytutkimustyökalu

EU -tietosuoja-asetus (2016/679)

Päivitetty 4.2.2019

1 Rekisterin nimi

Kyselytutkimustyöklu

2 Rekisterinpitäjä

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy
PL 207, 40101 Jyväskylä
+358 20 743 8100

Palveluntarjoajan asiakas- ja käyttäjärekisterin tietosuojaseloste

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa, yhteystiedot virka-aikana

Rekisteristä vastaavan johtaja: Vararehtori Heikki Malinen

Prosessista vastaava: Laatupäällikkö Tero Janatuinen
Yhteyshenkilö: Sisällöllinen pääkäyttäjä Elina Kirjalainen (sijainen Johanna Lappi)
etunimi.sukunimi@jamk

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

JAMKin henkilöstön ja opiskelijoiden työhön ja opintoihin liittyvien sähköisten kyselyiden laadinta.

5 Rekisterin tietosisältö

Kyselytutkimuksen laativa vastaa siitä, että kyselyssä kerättyjä henkilötietoja käsitellään JAMKin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti.

Kyselytyökalun käyttäjätietokanta sisältää seuraavat kentät:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Yritys
  • Osasto (vapaaehtoinen)
  • Kieli (vapaaehtoinen)
  • Käyttäjätunnus
  • Käyttäjäluokka
  • IP-rajoitus (vapaaehtoinen)
  • Käyttäjäroolit (vapaaehtoinen)
  • Käyttäjäryhmä (vapaaehtoinen)
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • Faksi (vapaaehtoinen)
  • Matkapuhelinnumero (vapaaehtoinen)
  • Osoite (vapaaehtoinen)
  • Postinumero (vapaaehtoinen)
  • Kaupunki (vapaaehtoinen)
  • Maa (vapaaehtoinen)
  • Lähettäjän sähköpostiosoite (vaihtoehtoinen, varmennettava ennen käyttöön ottoa) (vapaaehtoinen)
  • Käyttöympäristö (vapaaehtoinen)

6 Käsittelyperuste

  • Suostumus: kyselytutkimuksen vastaajan suostumus. Suotumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä kyselyn suorittajaan.
  • Lakisääteinen tehtävä: Opetuksen ja TKI-toiminnan toteuttaminen
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Järjestelmän käytön edellytyksenä työsuhde tai opiskeluoikeus JAMKiin.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Kyselytutkimukseen osallituva antaaa tiedot itse.

JAMKin henkilöstön ja opiskelijan tiedot: Kirjautuminen palveluun tapahtuu Suomen korkeakoulujen yhteisen HAKA-käyttäjätunnistusjärjestelmän kautta.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti.

Ohjelmistoon tallentuvia vastauksia ja niiden jakamista hallinnoi aina kyselyn tekijä. Kyselytutkimuksen laativa vastaa siitä, että kyselyssä kerättyjä henkilötietoja käsitellään JAMKin Webropolin henkilötietojen käsittelyohjeen mukaisesti. Kyselyn laatija vastaa rekisteröidyn asianmukaisesta informoimisesta.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa.

Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan korkean tietoturvatason palvelinkeskuksissa Helsingissä. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu palomuurein ja salasanoin.

Rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.

SSL-yhteydellä varmistetaan vastausten lähettäminen turvallisen ja salatun yhteyden kautta. Ohjelmistoon tallentuvia vastauksia ja niiden jakamista hallinnoi aina kyselyn tekijä.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Kyselyn laatijan velvollisuus on suunnitella henkilötietojen käsittely ja säilyttämiskriteerit sekä informoida rekisteröityä tästä.

Opiskelijoiden tulee poistaa omat kyselynsä Webropolista ennen valmistumista.

Järjestelmästä poistetaan automaattisesti viisi vuotta vanhemmat henkilöstön ja opiskelijoiden kyselyt vastauksineen (kyselyt, joita ei ole työstetty viiteen vuoteen) vuosittain.

Käyttäjätunnuksen omaavista henkilöistä säilytetään henkilötietoja järjestelmässä niin kauan kuin käyttäjä on palvelun käyttäjä. Kirjautumisoikeus järjestelmään katkeaa kun henkilön työsuhde JAMKiin päättyy tai opiskelijan opinto-oikeus päättyy.

11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojavastaavasta ja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta kerrotaan JAMKin tietosuojalausekkeessa ja Rekisteröidyn oikeudet-sivulla.